Fazer uma empresa crescer não é necessariamente fazê-la crescer em tamanho. Melhor fazê-la mais produtiva. E para isso é preciso avaliar como estão sendo desempenhados os papeis ao longo do processo produtivo, se esse processo não tem passos desnecessários, erros gerando retrabalho, excessos de dados que não geram informação ou escassez de dados que impossibilitam uma tabulação própria e não geram informação.

Aperfeiçoar processos significa realizar uma avaliação profunda nos fluxos de atividades de trabalho visando encontrar gargalos de produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro, analisar a situação encontrada, propor uma solução de melhoria que satisfaça no todo ou dentro do que a empresa comporte, implantar a solução e criar um sistema de monitoramento que indique sua efetividade.

O objetivo é atingir o resultado determinado pela empresa, mas com eficiência e eficácia.

1 - Mapear as Atividades de Trabalho

O primeiro passo é entender todas as atividades que a empresa executa para alcançar os objetivos traçados.

Isso será feito com a coleta de dados que se fará através de entrevistas com o pessoal (gestores e colaboradores) de cada área. Alem disso, a coleta de documentos poderá ajudar a entender algumas situações.

E que tal fazer uma observação em campo?

Dessa forma, você vivencia de perto a rotina de trabalho da empresa: como os funcionários operam, como os procedimentos se dão na prática, quais os principais erros e acertos, etc.

É importante que nesta observação de campo sejam registrados como é o andamento e a desempenho na realização da atividades/tarefas. Assim, lá na frente, ao implementar a nova metodologia teremos como medir os resultados.

Lembre-se que, para que a observação de campo tenha eficácia, é fundamental que o observador não interfira na execução das atividades.

É bom verificar se há algum documento formalizado na empresa orientando como é o fluxo de atividades em cada tarefa. Não é incomum haver a situação de que os processos foram otimizados, mas não houve um treinamento e orientação adequada para implantá-los.

Documente de forma mais detalhada possível as atividades executadas pelos funcionários, tarefas automatizadas e também as tarefas executadas por terceiros.

Ao final deve-se ter respondidas, para cada processo, atividade/tarefa as seguintes perguntas:

• Quando começa e quando termina este processo;

• Quais atividades/tarefas fazem parte;

• Quem está envolvido em cada atividade/tarefa;

• Qual é a duração de cada atividade/tarefa;

• Qual é o resultado esperado;

• Para onde seguem os produtos deste processo ou atividade/tarefa.

A partir do material coletado desenhe o fluxo dos processos indicando também os produtos que transitam nele (dados, informações, documentos e etc.).

Facilitará bastante o entendimento da situação e a analise do problema a utilização de uma ferramenta de gerenciamento de processo (BPM).

2 - Identificar os Pontos de Melhoria

Terminado o mapeamento teremos uma serie de fluxos correspondendo aos processos e atividades desempenhadas.

Agora que você já coletou as informações necessárias, é hora de organizá-las e analisá-las.

Para isso, você pode fazer uso de planilhas, gráficos, mapas, tabelas, etc. e agrupando por processo e atividade/tarefa.

O objetivo aqui é disponibilizar os dados de maneira que facilite a análise.

Tudo organizado, proceder a analise das informações recebidas de cada entrevistado verificando uso dos processos, continuidade do processo, repetição de atividades/tarefas, completeza dos dados recebidos e completeza dos dados repassados a diante para o próximo passo assim como necessidade de outros dados ou mesmo a passagem de dados desnecessários, e mais o que for necessário.

Feita a analise e descobertas as falhas, os gargalos e outros problemas e, também as oportunidades poderemos aprofundar este estudo e buscar a raiz dos problemas.

Neste aprofundamento, poderemos utilizar duas ferramentas (essa é uma indicação pessoal e claro poderão ser utilizadas outras) para buscar a causa raiz para os problemas encontrados, são elas:

• Diagrama de Pareto - permite identificar e selecionar itens que são responsáveis por causar um grande efeito na melhoria dos processos;

• Metodologia de investigação espinha de peixe – Gráfico de Ishikawa - é uma ferramenta gráfica utilizada para mapear-se as causas raiz do problema.

Mas depois de descobrir os problemas e analisar suas causas raiz, como priorizar quais serão solucionados primeiro?

Para isso, sugiro a matriz de priorização de decisões, ou diagrama de decisão, conhecida como matriz GUT. Com ela, mesmo tendo uma lista extensa, é possível ordenar esta lista da maior prioridade ate a menor prioridade.

3 - Desenhar Estrategia - Montar Plano de Ação

Toda a analise e aprofundamento foi concluído e agora é hora de apresentar a proposta de melhoria.

Ao elaborar a proposta lembre-se de detalhes como:

• Use ferramentas de tecnologia elas ajudam na fluidez do fluxo de trabalho. São essas as ferramentas que facilitarão os fluxos de trabalho e garantirão a agilidade que a sua empresa precisa;

• Busque a Integração dos setores. É um problema de gestão que resulta em desperdício de recursos e de tempo e em um alto índice de retrabalho. Esse é um ajuste que não pode ficar de fora da reformulação dos processos da empresa;

• Flexibilização de atividades - avalie a possibilidade de inserção de novos modelos de trabalho. É possível flexibilizar uma série de atividades sem nenhum prejuízo à produtividade.

Reúna os gestores e apresente um esboço da proposta e cronograma de implantação e os faça participar da solução. Discuta com eles os prós e contras, prazos e ajuste de forma que a solução fique melhor e seja mais palatável para a implementação. Alem de se ter conhecimento de algum detalhe (não informado no levantamento) que poderia criar inconsistência na solução apresentada haverá menor resistência na implementação.

4 - Implementar as Melhorias

Agora é hora de orientar todo o pessoal sobre as mudanças que serão efetuadas. É preciso capacitá-los para a realização das tarefas e a utilização das novas ferramentas implementadas.

Fazer um workshop participando o “que” e “como” será feito é uma boa forma. Se for necessário faça um treinamento mais formal.

Se todos foram envolvidos no processo desde o inicio se sentirão mais a vontade com as mudanças e se deles foram ouvidas sugestões de melhoria e algumas forem implementadas, com certeza existirão aqueles que se tornarão, não só defensores deste processo de mudança, como também multiplicadores do novo “como fazer”.

Na sequência siga o cronograma como acordado e comece a registrar o andamento da mudança e a nova performance nas atividades/tarefas.

Compare com os registros feitos na observação de campo. Este é um primeiro monitoramento que validará a solução apresentada.

Claro que de inicio, os resultados podem não surgir de imediato e isso deve ser acompanhado para, se necessário, haver uma intervenção para ajuste.

5 - Monitorar os Resultados

Depois de tudo é preciso monitorar os resultados. Essa é uma das melhores maneiras para gerar a melhoria contínua na sua empresa.

Através do monitoramento você vai validar se as melhorias propostas foram efetivas ou não.

Certifique-se que os funcionários estão cumprindo seus respectivos papéis de acordo com as melhorias implementadas, somente assim você vai ter certeza que o teste é confiável.

Utilize os registros feitos antes da implementação e compare com os registros após. Continue a medição para poder avaliar o quanto a produtividade aumentou e quanto às falhas reduziram. É uma forma de criar indicadores de desempenho.

Esse trabalho não acaba nunca e assim será possível identificar um novo problema a ser resolvido ou uma nova oportunidade que pode alavancar mais os resultados.