Vamos começar pelo começo.
O que é Matriz de GUT?
É uma ferramenta de gestão utilizada para priorizar tarefas.
Ela ajuda a identificar a urgência, a gravidade e a tendência do comportamento de cada problema e ajuda na decisão quanto a o que deve ser feito primeiro.
Esta ferramenta tem alguns pontos de contato com a Matriz SWOT, possibilitando fazer a analise dos ambientes internos e externos.
É utilizada para gestão de projetos e tomada de decisões estratégicas importantes. É então, uma ferramenta que serve para quantificar problemas da organização ou tarefas a serem executadas.
O termo GUT é a sigla referente a Gravidade, Urgência e tendência e, esse é o verdadeiro objetivo da ferramenta.
Assim pela perspectivada gravidade do problema, urgência em solucioná-lo e na tendência do problema se agravar lenta ou rapidamente, se consegue priorizar ações a serem tomadas.
O mercado é dinâmico e competitivo e toda empresa, não importa o seu tamanho, de tempos em tempos enfrenta desafios, e o que antes funcionava já não funciona tão bem.
E ai entra esta ferramenta que é de simples utilização servindo para apoiar a tomada de decisão.
Ela mostra porque e por onde deve começar a contornar os problemas planejando ações a serem executadas. (a ferramenta esta ligada a fase Planejar do ciclo PDCA)
Mas como é o método?
O método consiste no preenchimento de uma tabela semelhante à apresentada abaixo onde serão inputados as informações correpondentes às descrições do problema, a sua gravidade, a sua urgência e sua tendência.
Mas antes do preenchimento é preciso ter o entendimento correto dos conceitos da ferramenta.
Gravidade
Aqui o que se tem em mente é o impacto que o negócio pode sofrer caso o problema não seja solucionado.
Este é o momento de analisar o real tamanho e potencial de gerar impactos negativos a empresa. Para isso faz-se uma pontuação de 1 a 5 correspondendo aos seguintes significados:
1. Sem gravidade – danos leves;
2. Pouco grave – danos mínimos;
3. Grave – danos regulares;
4. Muito grave – pode causar grandes danos;
5. Extremamente grave – deve ser priorizado pode causar danos irreversíveis.
Urgência
Neste ponto deve-se considerar o quão urgente é aquele problema e que precisa ser resolvido para não causar perdas maiores.
Sua pontuação segue o esquema abaixo:
1. Pode esperar – não há pressa para resolver o problema;
2. Pouco urgente – são problemas que mesmo sendo mais urgente que o anterior podem esperar mais um pouco;
3. Urgente – precisa ser solucionado assim que possível;
4. Muito urgente – resolver o quanto mais cedo melhor – curto prazo;
5. Imediatamente – se o problema esta classificado neste nível é preciso resolvê-lo agora ou a situação se agrava e o controle será perdido.
Veja como é importante avaliar corretamente cada problema.
Tendência
Agora se avalia a probabilidade de se agravar com o passar do tempo se nada for feito.
A pontuação a semelhança com as anteriores é a seguinte:
1. Não ira mudar – nada ira acontecer ou pode ate acabar;
2. Ira piorar em longo prazo – problema tende a crescer lentamente;
3. Ira piorar em médio prazo – problema permanecera se nada for feito;
4. Ira piorar em curto prazo – o problema ira piorar e muito em um curto período de tempo;
5. Ira piorar rapidamente – imprescindível agir agora antes que seja tarde.
Essas pontuações devem ser colocadas no quadro anteriormente mostrado. Em seguida multiplicar as pontuações de cada uma das colunas G, U e T colocando o resultado no local próprio.
Com base neste resultado, priorize aqueles problemas que obtiveram os maiores valores.
Como foi visto a ferramenta é simples.
A avaliação das pontuações a serem atribuídas a cada conceito é que depende de conhecimento do problema, da empresa e do contexto a que estão inseridas.
Vale lembrar que ações devem ser postas em pratica de acordo com a prioridade e não é para fazer uma de cada vez. Isso vai depender da sua capacidade em reunir recursos para que as ações sejam executadas em paralelo.
Espero que tenha ficado claro o uso da ferramenta ela é simples a ajuda muito.
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