Compliance é estar em conformidade, é agir em sintonia com as regras. É atividade que visa assegurar que a Organização esta cumprindo a regulamentação de seu segmento bem como seus padrões internos.

Inicialmente, por volta dos anos 90, era sinônimo apenas de adequação jurídica, contudo logo foi percebido que pouco poderia ser efetivamente feito sem conhecimento adequado de processos internos, metodologias e políticas de trabalho, técnicas de melhoria continua , alem de estratégia, padrões e valores éticos.

É através de ferramentas de compliance que as empresas alcançam suas metas e solidez de objetivos estratégicos.

Não ao contrario, sinergia com as normas de regulação, controle interno atuante e eficaz representa maior qualidade na atividade empresarial, economia de recursos, evitando gastos com multas e punições (sejam elas administrativas ou mesmo jurídicas) e por fim o fortalecimento da marca no mercado situando-se como empresa seria e ética.

No entanto, o programa de compliance é complexo e deve ser assentado em algumas bases sem as quais o programa não será bem sucedido.

Suporte da Administração Superior

Não haverá um programa de compliance que se torne acreditável se a Administração superior não der o devido valor a ele.

Não importara montar um programa como esse, ter gente trabalhando nisso se a Administração superior não o apoiar, não respeitar as regras ou flexibilizar condutas. Ou seja, não basta dizer que apóia o programa, assinar comunicações entusiasmadas sobre o programa de compliance a seus funcionários e freqüentar reuniões e treinamentos relacionados. É fundamental que seus comportamentos e ações traduzam isso e também sirvam de exemplo. É bom lembrar-se do experimento conhecido como “teoria da vidraça quebrada”. Em outras palavras: se a alta administração não esta cuidando da organização os demais não verão pelo que se esmerar em suas tarefas e comportamento.

Políticas internas e Código de conduta

Neste ponto temos as políticas e procedimentos da organização que devem minimizar riscos operacionais, contábeis, financeiros e que os registros reflitam todas as operações realizadas pela organização.

Alem da operação diária da organização tem de se ter o código de conduta onde nele seja formalizado qual é a postura da empresa relacionadas a suas praticas de negocio de forma que sejam éticas e legais bem como as sanções aplicadas a aqueles que ajam em desacordo. E o mais importante, que sejam aplicadas, tanto praticas quanto sanções, a todos desde o topo até a base.

Treinamento e comunicação

Aqui se tem a função de divulgar e informar como e quando as tarefas, que em conjunto formam a operação da empresa, têm de ser executada alem do papel de cada um nesse processo.

Da mesma forma, o código de conduta tem de ser disseminado deixando claro que todos da empresa devem segui-lo.

Em resumo, há a necessidade de disseminação dos valores, normas, políticas e procedimentos tanto os de cunho operacional quanto as de conduta e há de ter reforço continuo através de materiais disponibilizados à consulta, reciclagens, comunicação atualizando alguma política e etc.

Due Diligence

Sua empresa construiu, implantou e leva a serio um programa de compliance, mas seu parceiro, representante ou fornecedor não tem o mesmo compromisso de integridade, como se resguardar disso?

Através deste processo de avaliação previa que pode impedir que esses terceiros exponham sua empresa negativamente ao mercado.

Desta forma, a avaliação antes da contratação com esses terceiros, devera ser efetuada visando entender a estrutura societária, situação financeira alem de históricos de praticas comerciais antiéticas ou que possam envolver em negócios inaceitáveis ou ainda que envolvam riscos legais.

Para tanto, alguns critérios devem ser seguidos:

• Seja feito baseado no risco – nem todos os terceiros exigem o mesmo nível de diligencia;

• Deve fazer sentido – se o processo for mais complexo do que a necessidade acabara não sendo possível efetivá-lo;

• Deve manter registro – o processo deve ser registrado, pois tempos depois pode ser necessário demonstrar as etapas e as informações processadas então. Devem ser mantidos os registros também daqueles que se decidiu não contratar. Assim demonstra o funcionamento do programa.

Canais de denuncia

Este tipo de canal propicia a possibilidade de alertar a empresa sobre potenciais violações a partir daqueles que seguem as normas e manifestam sua preocupação com o que esta ocorrendo ao se verem próximos a “profissionais” cuja conduta esta em desacordo com os regulamentos.

Por certo, este canal, precisa ser capaz de manter a denuncia confidencial e anônima.

Em vários países este canal é fonte de identificação de fraude.

Investigação interna

Não terá grande valia abrir um canal de denuncias se estas não forem verificadas. Esta verificação ou investigação devera buscar, de forma isenta, os fatos e determinar de forma plena e com credibilidade o que aconteceu relativamente ao problema, se houve conduta imprópria e quais foram as circunstancias, quem estava envolvido, se houve uma violação as leis ou políticas e , se cabível, aplicar as medidas disciplinares regulamentadas.

Auditoria e Monitoramento

Pouco se fala sobre estes processos já que os já falados anteriormente formam a parte mais visível do programa de compliance, no entanto, sem esta avaliação constante o programa não se mostra efetivo e, portanto sem a força e robustez que é necessário a um trabalho como esse.

Esta avaliação permite saber se os pilares estão funcionando como planejado, se os efeitos esperados de conscientização dos funcionários e agentes da Administração estão nos níveis pretendidos e, se os riscos verificados estão controlados ou se ainda novos riscos surgiram.

Este monitoramento pode ser feito inicialmente através de questionários que avaliam se os processos previstos estão sendo conduzidos na periodicidade indicada e por quem assim deveria atuar.

O monitoramento bem realizado e bem documentado aumenta a facilidade de se demonstrar o funcionamento e a eficácia do programa de compliance.