Continuação do Post Controladoria Operacional - I

DIMENSÃO DE CONTROLE FÍSICO-FINANCEIRA

A dimensão de controle físico-financeira pode ser definida como aquela voltada para o registro e o controle de todos os eventos que tenham repercussão econômica para uma organização. É a esfera administrativa onde deve ser possível obter-se explicações detalhadas sobre qualquer dado ou fato que justifique o resultado econômico decorrente da utilização de um determinado recurso da empresa.

Conceitua-se essa dimensão de controle como aquela que supre as atividades operacionais com o nível de informação necessário para a ação decisorial através de informações oportunas, completas e precisas que induzam à reflexão necessária para a obtenção de resultados otimizados.

Essa dimensão tem como característica o registro de cada transação econômica realizada na empresa. Compõe-se de sistemas de controle que cumprem funções que vão alem do simples armazenamento de dados: são as fontes das informações que permitem o rastreamento dos consumos dos recursos usados na operação e dos resultados e, o suprimento dos gestores com as informações necessárias a decisão.

Por essa razão, pode-se considerá-la uma das bases para o alcance das melhores práticas de governança corporativa e, se apropriadamente conservada, como um dos fatores que possibilitam a redução de conflitos entre proprietário e agentes.

São vários os sistemas componentes da dimensão de controle físico-financeira. Entre eles, os principais são os sistemas de controle contábil, de custos, de ativos fixos, de recursos humanos, de estoques e outros.

Vale lembrar que os sistemas da dimensão físico-financeira são alimentados pela ação humana, portanto não são infalíveis. Falhas em sua alimentação e manutenção ou erros intencionais podem comprometer a qualidade das informações que geram. A segurança e a confiabilidade dessas informações dependem da robustez e eficácia de uma outra dimensão de controle, a prescritiva.

Controle contábil

A contabilidade é um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade-objeto de contabilização (CVM).

O objetivo principal da contabilidade é a divulgação de informações que se destinam a “apoiar os acionistas e outros indivíduos na tomada de decisões financeiras, ajudando-os a predizer os fluxos de caixa da empresa” (HENDRIKSEN; VAN BREDA, 1999), bem como prover seus gestores a tomarem as decisões operacionais, fomentando, dessa forma, a eficácia e a continuidade da organização.

Para desempenhar adequadamente tal tarefa, a contabilidade está alicerçada em bases conceituais que visam dar consistência às informações, permitindo o apropriado julgamento sobre o resultado das operações da empresa. Essas bases são compreendidas em postulados, princípios contábeis propriamente ditos e convenções, que foram aprovadas pela CVM através da Deliberação nº 29/86 inicialmente e, posteriormente, regrada pela Deliberação nº 539/2008.

O conjunto de informações geradas pela contabilidade visa suprir as necessidades dos usuários tanto internos como externos, ou seja, toda pessoa física ou jurídica que tenha interesse na avaliação da situação da entidade.

O sistema contábil é considerado um elemento importante da estrutura do controle interno da empresa, assim como sua apropriada manutenção é um dos principais focos da controladoria. Um sistema contábil eficaz compreende os princípios, métodos e procedimentos, assim como também registros que visam:

• Identificar corretamente e registrar todas as transações válidas;

• Descrever as transações pontualmente e com detalhes suficientes para permitir sua adequada classificação para a geração de informações financeiras;

• Determinar o período de tempo para que ocorram as transações, medir de maneira que permita registrá-las em seu adequado período contábil;

• Medir o valor da transação de um modo que permita registrar o exato valor monetário nas demonstrações contábeis; permitir adequada apresentação das transações e em nível de detalhe requerido nas demonstrações contábeis.

O sistema contábil converte-se em um dos principais meios de que a área de controladoria dispõe para direcionar a administração aos rumos que os proprietários da empresa, ou seus representantes, esperam para o empreendimento, pois, possui a função de transformar os registros em informações econômicas capazes de proporcionar à área de controladoria os meios para avaliar a qualidade dos resultados econômicos gerados pela gestão da empresa.

Controle de custos

O sistema de mensuração e controle de custos caracteriza-se pela capacidade que têm de fornecer informações úteis para a tomada de decisões, abrangendo o planejamento do uso dos recursos por elas demandados e o controle dos meios segundo os quais eles são utilizados.

Constitui um importante instrumento gerencial para a promover a competitividade da empresa em relação a seus concorrentes. A contabilidade de custos é considerada um centro processador de informações, que recebe dados, acumula-os de forma organizada, analisa-os e interpreta-os, produzindo informações para os diversos níveis gerenciais.

Acrescenta-se que as atividades consumidoras de recursos são os níveis gerenciais que tanto geram como recebem informações sobre os custos dos bens produzidos pela organização, alimentando a dimensão de controle físico-financeira. Assim, soma-se às funções da contabilidade de custos à de controlar o consumo dos recursos demandados pela produção, o papel de prover os gestores com informações que os levem ao julgamento adequado quanto à propriedade da utilização dos mencionados recursos. Ou seja, orienta o gestor em sua busca pela otimização do resultado, priorizando, dessa forma, os interesses dos proprietários nos resultados que eles esperam auferir com o empreendimento.

Os objetivos visados pelos sistemas de controle de custos podem variar de uma empresa para outra. Destacam-se entre os principais: o controle dos custos, o planejamento e a melhoria da produtividade na produção, a determinação dos valores dos estoques e o estabelecimento dos preços de venda.

Se adequadamente formatados e mantidos, podem converter-se numa fonte que permite a detecção das decisões ou atividades que agregam valor ao resultado da organização ou que o corroem. Na empresa, as áreas geradoras de tais dados e consumidoras das informações decorrentes são as mesmas, destacando-se as áreas de vendas, de marketing, de pesquisa e desenvolvimento, de produção, de compras e de recursos humanos.

Assim, a principal função desse elemento da dimensão físico-financeira, o controle de custos, passa a ser monitorar a ação gerencial através dos resultados e da avaliação do desempenho dos gestores responsáveis por sua materialização, e que é expressão do produto das ações e decisões dos gestores.

Controle de estoques

Para as empresas, uma das principais preocupações é manter o estoque equilibrado. Esse equilíbrio é proporcionado quando o volume de matérias-primas, bem como o de produtos acabados ou semi acabados, permite a execução dos programas da produção e das vendas, sem que restem excedentes deste que representa um dos mais importantes ativos de uma organização.

A atuação da controladoria no seu controle pode ser determinante para o seu uso correto e para a sua apropriada manutenção.

A sua manutenção em níveis excessivos pode representar custos de oportunidade que reflitam negativamente na lucratividade da empresa, sendo por essa razão um dos focos de atenção e controle por parte da área de controladoria.

Além do reflexo econômico da manutenção de eventuais níveis inapropriados dos estoques, esse ativo também requer outros cuidados, que minimizem os riscos de eventuais perdas, quer por mau uso ou mesmo por desvio para fins estranhos aos objetivos para os quais foram adquiridos. Seu controle deve proporcionar a segurança de que os itens adquiridos pela organização sejam recebidos de forma íntegra e adequadamente armazenados.

Adicionalmente, espera-se que os procedimentos de manutenção dos estoques incluam contagens periódicas, que permitam a comparação das quantidades físicas encontradas com aquelas constantes dos registros, e que a razão de eventuais diferenças possam ser localizadas através do exame detalhado dos controles existentes.

Controle de ativos fixos

O controle de ativos fixos engloba os ativos fixos, tais como: edifício s, móveis, máquinas, veículos etc., e em alguns casos bens de natureza intangível, como patentes e marcas.

As empresas devem possuir registro individual desses ativos, para facilitar o controle físico e escritural dos itens a ele pertencentes, além de permitir sua adequada valorização contábil e seu controle fiscal e gerencial.

A controladoria deve estar consciente dos distintos tipos de controle, que devem estar interconectados para criar um sistema que salvaguarde suficientemente os ativos da empresa: controles contábeis, administrativos e operacionais.

Os controles contábeis definem-se como o modelo organizativo e todos os métodos e procedimentos relacionados à proteção dos ativos. Geralmente incluem: os sistemas de autorização e aprovação para aquisição e venda, a segregação de informação contábil, a identificação dos responsáveis pela custódia e os controles físicos propriamente ditos.

O controle administrativo compreende os métodos e procedimentos que se relacionam com a eficiência operacional e a adesão às normas administrativas, que usualmente convergem indiretamente para os registros contábeis.

O controle operacional corresponde ao estabelecimento das normas e diretrizes básicas mediante as quais deve ocorrer o uso dos ativos.

DIMENSÃO DE CONTROLE PRESCRITIVA

A dimensão de controle prescritiva diz respeito ao conjunto das normas de procedimentos e de controles internos formais, com o propósito de padronizar o comportamento administrativo em todos os níveis, para proporcionar meios seguros de acompanhamento das ações dos atores organizacionais, possibilitando o rastreamento de cada transação ocorrida no âmbito da empresa, que envolva consumo e manuseio de seus ativos, mantendo a transparência dos atos administrativos e de suas conseqüências. Isto é, os registros contábeis e os outros componentes da dimensão físico-financeira da empresa refletem informações sobre eventos que aconteceram.

É assim que a empresa se apóia para assegurar a integridade das informações que compõem o banco dos dados.

Abrangem, ainda, as regras formais de conduta que devem nortear os gestores e seus colaboradores, quanto aos níveis ético e técnico, vistos como necessários para o exercício de suas funções.

Tais regras são o conteúdo das normas de procedimento da empresa, que abrangem todos os tipos de operações que formam a estrutura de controles internos, foco de atuação da área de controladoria e uma das principais bases para o provimento da transparência dos atos administrativos. A estrutura de controles internos é, portanto, determinante para a promoção e manutenção de uma apropriada governança corporativa.

Segundo o IBGC (2004), o principal executivo de uma organização é responsável pela criação de sistemas de controle interno, que organizem e monitorem um fluxo de informações corretas, reais e completas sobre a sociedade, como as de natureza financeira, operacional, de obediência às leis e outras que apresentem fatores de risco importantes.

O reconhecimento da relevância do sistema de controles internos para a proteção dos ativos organizacionais levou em 1985, nos Estados Unidos, a criação de uma entidade destinada ao fomento e à padronização de práticas de controle denominada COSO – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Na visão do COSO, os controles internos devem ser determinados pelo conselho de administração, pela diretoria ou por outras pessoas da companhia, sempre levando em consideração, além da eficácia operacional e da confiabilidade dos relatórios financeiros, também o cumprimento de leis e regulamentos aos quais está submetida à organização.

De acordo com esse órgão, o controle interno consiste em cinco componentes, todos relacionados com: integridade, competência e ambiente de controle.

Tais componentes são:

• ambiente de controle: Estabelece o tom de uma organização, enquanto influencia a consciência de controle de seus funcionários; é a base para todos os outros componentes, determinando disciplina e estrutura;

• avaliação de risco: Toda e qualquer entidade para cumprir os seus objetivos enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes externas e internas, que devem ser avaliados;

• procedimentos de controle: Controle das atividades ou procedimentos de controle são as políticas e procedimentos que asseguram o cumprimento dos objetivos e identificam os riscos relacionados;

• informação e comunicação: As informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e num prazo que permitam às pessoas realizarem suas responsabilidades; mensagens e informações relevantes são comunicadas por todas as áreas da empresa;

• monitoramento: Sistemas de controle interno precisam ser monitorados, a qualidade de seu desempenho deve ser periodicamente avaliada, modificando as políticas e procedimentos sempre que necessário.